효율적인 협업을 가능하게 하는 5가지 필수 팁

2023년 9월 12일

협업을 위한 5가지 필수 팁

프로젝트를 진행할 때 규모가 크면 클수록 다양한 사람과 협업해야 하는 경우가 많죠.
이때 구성원들의 의견이 자주 충돌하고 조율이 어려운 상황을 한 번 상상해 보세요. 상상한 것만으로도 눈앞이 깜깜해지지 않나요?
협업에서 문제가 생기면 자연히 구성원들의 업무 효율성은 떨어지고, 작업이 지연되면서 리소스만 끝없이 낭비되는 상황이 발생하게 되는데요.
실제로 이러한 문제가 빈번하게 발생하는 이유는 같은 프로젝트에 투입된 구성원일지라도 각자의 입장에 따라 충분히 다른 생각을 할 수 있기 때문이에요. 아래 상황을 한 번 볼까요?

👩‍💻 기획자: 기획이 흔들리지 않도록 최대한 상세하게 요구사항을 전달해야 해.
🤷 디자이너: 답이 정해져 있는 디자인만을 요구하니 창의성을 발휘할 여지가 너무 없네.
🤦 마케터: 결과물이 나와야 캠페인을 실행해 볼 수 있는데, 작업 속도가 나지 않아 답답해.
👨‍💻 개발자: 급하게 제품을 만들어내는 것보다 기술적으로 문제없는 코드를 짜는 게 중요한데..

저마다 다양한 전문성을 가진 구성원들이 모이다 보니 서로 다른 배경지식, 업무 스타일, 가치관 등을 지니고 있음을 알 수 있는데요.
맡은 역할과 목표에 따라 의견 차가 생기기도 하고, 때로는 기술적인 언어의 간극으로 오해가 발생하는 경우도 있죠.

이것만 알면 나도 협업 능력자!

나와 다른 입장을 가진 사람과 의사소통을 하고 함께 작업한다는 건 결코 쉽지 않은 일이에요.
하지만 우리 주변에서 협업을 매번 효과적으로 해내는 이들을 살펴보면 몇 가지 공통점을 발견할 수 있는데요. 바로 아래의 5가지 협업 팁을 잘 숙지해 두었다가 상황에 따라 적절히 활용한다는 거예요.

협업 능력자가 되고 싶다면 반드시 알아야 할 5가지 협업 팁, 지금부터 알려 드릴게요.

협업을 효과적으로 만들어 줄 5가지 팁

1️⃣ 목표를 명확히 공유하고 이해한다.

원활한 협업을 위해서는 구성원 간에 명확한 목표가 공유되고 구성원들이 이를 제대로 이해하고 있는지 확인하는 과정이 필요합니다. 모두가 동일한 목표를 공유하고 이해하고 있다면, 다양한 입장과 생각 사이에서도 이를 기준점 삼아 구성원 간의 의견을 조율하고 갈등을 최소화할 수 있어요. 목표에 따라 각자 작업의 우선순위를 결정하고, 자신의 위치에서 최적의 계획과 전략을 고민하고 실행할 수 있고요.

이렇게 명확하게 공유된 목표는 구성원들에게 동기 부여를 제공하는 것은 물론, 구성원 간의 상호 연결성과 유대감을 강화하는 역할을 합니다.
그 결과 구성원 전반의 업무 효율성과 성과를 향상시킬 수 있게 되죠.

이를 위해 관리자는 구성원들이 목표를 주기적으로 리마인드할 수 있는 환경을 조성해주면 좋은데요. 업무 협업 툴을 사용하면 목표 달성을 위한 계획이 시각적으로 명확하게 파악되기 때문에 자연스럽게 구성원들이 일치된 목표를 가질 수 있게 됩니다. 그로스핏 업무 협업 툴의 대시보드는 프로젝트의 구성원, 진행 사항 등을 한눈에 파악할 수 있는 구조로 디자인되어 있어 누구나 프로젝트를 빠르게 파악하고 목표에 초점을 맞출 수 있죠.

2️⃣ 각자의 업무 및 역할을 명확히 한다.

협업에 앞서 반드시 이뤄져야 하는 것은 자신이 맡은 업무와 역할을 각 구성원들이 명확히 정의하는 일이에요.
맡아야 할 업무와 역할이 확실하게 구분되면 구성원들은 서로의 역할과 책임을 이해하고, 자신이 맡은 업무에 더욱 집중할 수 있거든요.
또한 모호한 역할 분담이 만들어내는 불필요한 업무 중복을 피할 수 있고, 서로의 강점을 최대한 활용해 시너지 효과를 낼 수도 있죠. 업무를 진행하다 문제가 생겼거나 누군가의 도움이 필요할 때 구성원 중 누구에게 요청해야 할지를 빠르게 파악할 수 있으니까요.

구성원의 역할과 책임을 명확히 하는 것은 다양한 프로젝트 관리 이론과 방법론에서 공통적으로 제시하는 프로젝트 관리의 핵심 원칙 중 하나인데요. 그로스핏 업무 협업 툴은 프로젝트별로 개인이 담당해야 하는 업무는 무엇이고, 협업자는 누구인지, 시작일과 마감 기한은 언제인지 등을 각각 표시할 수 있도록 해 업무 분담이 효율적으로 이뤄지도록 도와줍니다.

3️⃣ 의사소통 시 사용하는 용어에 차이가 없는지 확인한다.

서로 다른 직무를 가진 사람들은 각자 자신의 전문 분야에서 사용하는 용어와 개념을 기반으로 사고하기 마련인데요. 다양한 직무의 구성원들과 협업할 때는 각 직무의 특징과 그들이 자주 사용하는 용어를 이해해야 협업 과정에서 생길 수 있는 오해와 혼란을 사전에 방지할 수 있습니다.

이를 위해 다른 직무의 구성원들이 사용하는 기본적인 용어와 개념을 학습할 수도 있겠지만, 결코 쉽지 않은데다 시간적으로도 한계가 있을 거예요. 가장 좋은 방법은 의사소통 과정에서 자신의 직무와 관련된 개념과 용어를 다른 구성원들에게 설명하고, 반대로 다른 직무의 구성원들로부터 필요한 정보와 개념을 물어보는 거예요. 적극적인 대화와 공유를 통해 서로의 차이를 이해하고, 원활하게 의견을 조율할 수 있답니다.

4️⃣ 프로젝트 관리와 일정 조율에 신경 쓴다.

협업이 필요한 프로젝트에서 구성원들이 공동의 일정과 마감일을 준수하는 것은 아주 중요한데요. 다양한 구성원들이 유기적으로 연결되어 일이 진행되는 만큼, 각자의 프로젝트 관리와 일정 조율이 결과에 큰 영향을 미치기 때문이에요. 따라서 구성원들이 실시간으로 프로젝트 진행 상황을 공유할 수 있는 도구가 있다면 아주 편리하겠죠.

그로스핏은 한 달 동안의 프로젝트 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있는 캘린더와 주 단위 스케줄을 관리할 수 있는 타임테이블 기능을 지원하고 있는데요. 이처럼 시각화된 스케줄은 리소스를 효율적으로 사용하고, 진행 과정에서 발생하는 문제점이나 지연 사항을 빠르게 식별해 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.

공동의 일정과 마감일이 공유된 상황에서 구성원들은 각자의 업무를 예상 가능한 시간 내에 완료하고, 다음 단계의 업무를 자연스럽게 이어 나갈 수 있어요. 그리고 업무의 우선순위와 계획을 파악하고 있기 때문에, 상황에 따라 작업을 적절히 조정하며 효율적으로 프로젝트를 진행할 수 있게 됩니다. 또한 일정을 지키고 업무를 책임감 있게 수행하는 과정에서 팀 내 협업 문화가 강화되고, 구성원 간의 신뢰가 돈독해지는 효과도 얻을 수 있고요.

5️⃣ 다른 구성원을 존중하며 문제 해결과 협의에 집중한다.

프로젝트를 진행할 때 그 과정에서 다양한 문제 상황이 발생하는 건 당연합니다. 중요한 것은 구성원들이 문제를 해결하는 데 집중하고, 자유롭게 의견을 나눌 수 있는 환경이 조성되어 있어야 한다는 거죠. 그러한 환경 속에서 구성원들은 각자의 전문성과 아이디어를 기반으로 다양한 해결 방법을 제시할 수 있어요. 그리고 그중에서 가장 효과적이고 실현 가능한 방법이 무엇인지 적극적으로 의논한 끝에 최선의 협의점에 도달할 테고요.

다시 말해 구성원들이 가지고 있는 각각의 관점과 아이디어를 수용하고 조합함으로써 더 나은 방식으로 문제를 해결하거나 의사 결정을 할 수 있다는 건데요. 구성원 개개인의 강점을 존중하고 다양한 아이디어를 수용할 때 조직은 훨씬 창의적이고 혁신적인 결과를 이끌어낼 수 있다고 해요.

이때 문제의 해결책을 찾고 실행하는 과정을 데이터화해 두기까지 한다면 더욱 완벽하겠죠. 해당 데이터를 바탕으로 피드백을 주고받고 개선점까지 도출한다면, 향후 비슷한 문제에 대해 더 나은 방법을 찾을 수 있을 것이고, 더 나아가 구성원들의 문제 해결 역량을 한 단계 더 높일 수 있을 테니까요.