일잘러들의 일정 관리 방법
직장에서 업무를 할 때 처리해야 하는 업무들이 늘어나면서 일정이 뒤죽박죽되었던 경험이 있으신가요?
혹은, 다른 팀원들과의 협업이 필요한 프로젝트를 진행할 때 서로 업무 진행 상황을 파악하는 데 어려움이 생기면서 전체적인 프로젝트 일정에 지장이 갔던 적이 있으신가요?
정리되지 않은 업무들을 정신없이 처리하다가 일정이 밀리거나 미처 해내지 못한 경우도 있으시죠?
이러한 경험으로 인해 많은 분들이 일정을 관리할 수 있는 캘린더나 타임테이블을 찾으실 것으로 생각합니다.
실제로 직장인들의 일정 관리에 대한 패인포인트를 해결하기 위해 다양한 일정 관리 툴이 출시되어 있습니다.
실시간으로 추가되는 업무들을 제대로 배분하여 처리하고, 너무나도 바쁜 이 시대에 시간을 효율적으로 관리하기 위해서는 반드시 올바른 일정 관리
가 이루어져야 합니다.
이번 콘텐츠에서는 일정 관리를 더욱 효율적으로 진행하는 방법, 더 나아가 업무 성과의 상승에도 기여할 수 있는 체계화된 일정 관리법에 관해 함께 알아보겠습니다.
캘린더와 타임테이블
캘린더는 업무 일정을 표시해 주는 시간 관리 도구로, 일반적으로 일, 주, 월, 년 단위로 일정을 기입하여 업무를 배분하고 시간을 효율적으로 관리할 수 있도록 합니다.
타임테이블은 전체적인 시간대를 한눈에 파악할 수 있도록 표시하여 일정을 관리하는 도구로, 업무 일정을 시간별로 나열하여 시각적으로 파악하기 쉽게 만들어진 것이 특징입니다.
업무별 일정을 관리할 때 캘린더와 타임테이블을 사용하면 업무 일정을 더욱 체계적으로 관리하면서 프로젝트를 수월하게 진행할 수 있어요.
캘린더와 타임테이블의 구체적인 장점은 아래와 같습니다.
1. 일정 확인 및 계획: 중요한 업무 일정, 약속, 회의 등을 캘린더에 기록하고 관리하여, 다가오는 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 전체 일정을 확인하고 새롭게 업무 계획을 수립하거나 이미 세워져 있는 계획을 관리하는 데 도움이 됩니다.
2. 업무의 우선순위 파악: 업무 일정을 시간대별로 정리하고 관리하면서 업무의 우선순위를 손쉽게 파악하고 효율적으로 처리할 수 있습니다.
3. 반복 일정 설정: 주기적으로 반복되는 일정을 캘린더에 등록하면 매번 일일이 추가하지 않아도 됩니다. 주간 회의나 주기적인 약속 등의 반복적인 일정은 관련 기능을 통해 잊지 않고 챙길 수 있어요.
4. 업무 구분: 서로 다른 유형의 일정을 각각 다른 색상으로 표시하여 시각적으로 구분할 수 있어요. 예를 들어 개인 업무, 팀 업무 등 업무의 목적이나 유형이 다른 경우, 표시 색상을 다르게 하여 일정을 쉽게 구분하고 확인할 수 있습니다.
5. 공유 기능: 다양한 일정을 동시에 관리하거나 업무 일정을 쉽게 공유할 수 있어 팀원들과의 협업이 원활해집니다.
이러한 장점들로 인해 일정 관리 툴은 업무를 계획적으로 처리하고 시간을 효율적으로 사용할 수 있게 해 주어 시간 관리와 업무 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다.
구글 캘린더의 장점과 아쉬운 점
일정 관리의 필요성이 강조되면서 여러 기업에서 다양한 캘린더와 타임테이블을 제공하고 있어요.
그 중에서도 ‘구글 캘린더’는 사람들이 가장 많이 사용하는 캘린더입니다.
구글 캘린더는 일, 월, 주, 연도별로 본인의 업무 일정을 작성하고 관리할 수 있는데요. 이메일을 공유하는 팀원 간에 서로의 스케쥴을 확인할 수 있으므로 간단한 스케쥴 공유에 용이합니다. 또한 슬랙이나 노션과 같이 기업에서 많이 사용하는 플랫폼과의 연동이 쉬워서 유기적으로 다른 앱과 연동하여 사용할 수 있다는 장점이 있어요.
하지만 아쉬운 점도 있습니다. 단순한 일정 관리용으로는 괜찮지만 업무와 바로바로 연결되지 않는 등 업무 일정의 상세한 관리 및 팀 일정 관리용으로는 적합하지 않다는 점이에요. 이처럼 개인 일정을 관리할 수 있는 툴에는 구글 캘린더 외에도 다양한 캘린더가 출시되어 있지만, 더욱 전문적으로 팀원들과 업무를 공유하기 위해서는 더 체계적이고 세밀한 기능을 제공하는 캘린더의 필요성이 느껴집니다.
일잘러가 되어 더욱 체계적인 일정 관리를 하기 위해서는
그로스핏은 위에서 설명한 일반 캘린더들의 아쉬운 점들이 보완되어 있는데요.
아래와 같은 다양한 기능들을 제공하여 일정을 더욱 체계적이고 효과적으로 관리할 수 있게 해 줍니다.
전체 프로젝트 일정을 한눈에 확인
위에서도 설명드렸듯, 업무 진행에 있어서 전체적인 프로젝트 일정을 확인하고 흐름을 분석하는 것은 매우 중요한 과정입니다. 업무의 우선순위를 확인하여 중요한 업무를 먼저 처리할 수도 있고, 업무 사이의 연관성을 추적하여 서로 영향을 미치는 업무들을 함께 고려하여 또 다른 해결 방법을 빠르게 생각해 낼 수도 있기 때문인데요.
그로스핏 캘린더에서는 전체 캠페인의 일정 및 진행 상황에 대한 정보를 한눈에 확인할 수 있어요.
이를 통해 프로젝트의 방향성을 지속적으로 점검함으로써 계획했던 방향에 따라 문제없이 진행되는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
또한 일정 공유도 간편하여 팀 업무가 더욱 효율적으로 진행될 수 있도록 돕습니다.
팀별&팀원별 스케쥴 확인
협업이 필요한 상황에서 업무를 부탁하고자 하는 팀원의 스케쥴을 확인할 수 없다면 어떤 문제에 부딪칠까요?
부탁하는 입장에서는 상대가 너무 많은 업무를 진행하고 있는 건 아닌지, 이미 작업 중인 업무는 아닐지 확인할 수 없으니 다양한 상황을 가정하며 업무 요청을 주저하게 만드는 요인이 될 수 있습니다.
그리고 부탁을 받는 입장에서는 추가되는 업무로 인해 전체적인 업무의 방향성을 제대로 잡기 어려워지면서 업무 효율이 떨어지게 되거나 협업에 필요한 업무를 진행하지 못하게 될 수도 있어요.
이를 해결하기 위해서는 일대일 소통이 필요한데, 협업이 필요할 때마다 계속해서 소통을 하다 보면 시간과 리소스가 부족한 상황이 발생할 수 있어요.
이렇듯, 각 팀원의 업무 상황에 대한 정보가 올바르게 공유되지 않으면 협업에 지장을 초래하게 됩니다.
이러한 상황으로 인해 업무들이 복잡하게 엉키고 지연되면서, 결국 전체적인 프로젝트에 영향을 주고 팀의 생산성을 떨어뜨리게 되죠.
그로스핏 타임테이블은 위의 문제점을 해결하기 위한 팀원별, 팀별 스케쥴 확인 기능이 있어요.
그로스핏에 캠페인을 등록하면 해당 캠페인이 자동으로 캘린더와 타임테이블에 등록되고 기록되기 때문에 업무를 따로따로 일일이 작성하는 수고를 들일 필요가 없어요.
(캠페인 생성을 위해 목표, 팀원, 일정, 하위 업무 등의 상세 정보를 입력하면, 이를 통해 일정별 업무를 더욱 세세하게 구분짓고 확인할 수 있습니다.)
별다른 리소스를 소모할 필요 없이 협업 중인 팀원 및 팀의 스케쥴 정보를 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 팀원 간에 적극적인 협업이 가능해져요.
팀별 업무 진행 상황 모니터링
팀원과 팀의 스케쥴을 확인했다면, 이제는 업무는 어떻게 진행되고 있는지 세부적으로 확인해 봐야겠죠?
성공적인 프로젝트를 위해서는 나의 업무가 아니더라도, 내가 요청한 업무가 잘 진행되고 있는지 혹시 내가 추가로 관여해야 할 부분이 있는지 등 전체적인 진행 상황을 확인할 필요가 있어요.
그로스핏 캘린더의 캠페인 내역을 클릭하면 관련 캠페인 및 하위 업무들에 대한 상세 정보를 한 번에 확인할 수 있어요.
각 캠페인과 하위 업무들에 대한 코멘트를 작성할 수 있는 공간도 있는데요. 이 공간을 활용하면 업무 관련 불필요한 소통 과정이나 별도의 미팅을 거치지 않더라도 쉽고 간편하게 소통을 진행할 수 있습니다.
또한 해당 캠페인의 진행 상황과 성과 분석을 바로바로 확인하고 관리할 수 있어요.
이를 통해 개인별, 팀별로 목표 달성을 위해 진행해야 할 업무를 빠르게 공유하고 소통하며, 리소스 낭비없이 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 해 줍니다.
이처럼 그로스핏은 다른 캘린더의 아쉬운 점을 보완하여 더욱 체계적인 일정 관리를 가능하게 합니다. 단순한 일정 확인에서부터 세세한 업무 일정 관리 및 분석까지 캘린더의 이용 범위를 확장함으로써 업무에 더욱 유용하게 활용할 수 있도록 한 거죠.
그로스핏 캘린더와 타임테이블을 업무에 적용하여, 일정을 효율적으로 관리하고 프로젝트를 성공적으로 이끌어 보세요!
두 캘린더를 사용성에 따라 비교해 보았어요!
그로스핏 캘린더
- 팀 업무 및 개인 업무의 세세한 일정 관리
- 프로젝트 진행 상황의 지속적인 모니터링
- 협업 과정에서 팀별 업무 진행 상황을 상세히 확인
- 각 캠페인 및 업무와의 연결성으로 인한 업무 생산성 증가
구글 캘린더
- 개인 위주의 간단한 일정 관리에 용이
- 팀원의 업무를 확인용으로만 사용하는 경우 용이
- 슬랙, 노션 등과의 연동이 쉬움
요즘같이 바쁜 시대에 직장인들에게 캘린더를 통한 효율적인 일정 관리는 필수입니다.
필수적인 일정 관리 툴을 얼마나 효율적으로 활용하는지에 따라 전체적인 업무 생산성에서 차이가 발생하겠죠.
오늘 설명해 드린 내용을 통해 본인과 팀에 맞는 툴을 적절히 활용함으로써, 프로젝트 일정을 효과적으로 관리하고 팀의 생산성을 높이는 데 도움이 되시길 바랍니다!
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